HotBiz ＜総合管理者用ヘルプ＞システム全体の設定

システム全体の設定

■ グループの設定

＜サブメニュー＞

システム設定	システム設定のトップページに移動します。
インポート	お手持ちのCSV形式ファイルをインポート（読み込み）すると、複数のグループ情報を一括で登録することができます。
エクスポート	登録されたグループ情報をCSV形式ファイルにエクスポート（書き出し）してグループ情報を保存しておくことができます。

＜グループの一覧表示＞

　をクリックすると新規グループの登録ができます。
登録されたグループは一覧で表示され

をクリックすると表示の並び替えを行うことができます。
グループ名をクリックすると、そのグループの登録情報の変更やグループの削除を行うことができます。

グループの設定	名前	メール	URL	電話	FAX
	総務	soumu@hotbiz.jp
	営業	sales@hotbiz.jp

＜グループ情報の登録、変更フォーム＞

追加するグループの情報を入力してください。
名前
メール
URL
連絡先
Fax
メモ

名前：グループ名を入力します。 ※必須項目

メール：グループに関するメールアドレスを半角英数字で入力します。

URL ：グループに関するURLを半角英数字で入力します。

連絡先：グループに関する電話番号を半角英数字で入力します。

Fax ：グループに関するファックス番号を半角英数字で入力します。

メモ：グループに関するメモを入力します。半角1024文字、全角512文字まで入力できます。

必要事項を入力後　　をクリックしてグループ情報の登録を完了します。

＜グループ情報のインポート/エクスポート＞

▼ CSV形式ファイルをインポート（読み込み）すると、複数のグループ情報を一括で登録することができます。

インポートするCSV形式ファイルををクリックして指定してください。

CSVファイル

インポートされる項目は以下の書式で、作成してください。

"グループ名","メールアドレス","URL","連絡先1","電話番号","ファックス番号"

＜記入例＞
"営業部", "sales@****.jp", "www.****.jp/sales/", "03-0**1-2**5", "03-0**1-2**6"

※名前（グループ名）の入力は必須事項です。
※それぞれの項目は半角ダブルクォーテーションマーク「""」内に記入し、各項目の区切りは半角カンマ「,」を使用します。

　をクリックすると新規グループとして追加されます。

▼ 登録されたグループ情報をCSV形式ファイルにエクスポート（書き出し）してグループ情報を保存しておくこともできます。

をクリックすると、すべてのグループ情報を任意の場所へ保存することができます。
特に指定が無い限りファイル名は「groups.csv」で保存されます。
エクスポートされる項目は以下の順に出力されます。

"グループ名","メールアドレス","URL","連絡先1","電話番号","ファックス番号"

■ 役職名の設定

メンバーの肩書きとなる役職名の設定を行います。
登録された役職名は、メンバーの登録や申請をする際などに表示されます。

　新規の役職名を設定します。

　役職名を指定して登録内容を変更します。

　不要な役職名を指定して削除します。

　　　　役職名の表示順を並べ替えることができます。

■ メンバーの設定

＜サブメニュー＞

システム設定	クリックするといつでもトップページに戻ることができます。
メンバー追加	新規メンバーを登録します。
インポート	お手持ちのCSV形式ファイルをインポート（読み込み）すると、複数のグループ情報を一括で登録することができます。
エクスポート	登録されたグループ情報をCSV形式ファイルにエクスポート（書き出し）してグループ情報を保存しておくことができます。
メンバー括削除	HotBiz に登録されているすべてのグループ情報を一括で削除することができます。

＜新規メンバーの登録、メンバー登録内容の変更フォーム＞

名前	メンバーの名前を入力します。　※必須項目
役職	メンバーの役職名をプルダウンメニューから選択します。
メール1 メール2	メールアドレスを2件登録することができます。　※半角英数字で入力
連絡先1 連絡先2	確実に連絡のとれる電話番号や携帯番号等を入力します。　※半角英数字で入力
所属グループ	左側にあるグループ名を指定してをクリックすると「所属するグループ」として登録されます。右側にあるグループ名を指定してをクリックするとグループへの登録が解除されます。
基本グループ	予定表、伝言所在等をクリックしたときに表示するグループをプルダウンメニューで指定します。
ログイン名パスワード	ここへ入力した「ログイン名」と「パスワード」が、メンバーがHotBizへアクセスする際のログイン情報となります。ブラウザからHotBizへアクセスすると「HotBizユーザー認証」画面が表示されます。「ユーザ名」欄には「ログイン名」を、「パスワード」欄には「パスワード」を、それぞれ総合管理者によって設定されたものを入力することにより、HotBizへログインすることができます。 (パスワードの設定に関しては、【セキュリティの設定】をご参照ください。) 同じログイン名を複数のメンバーで使用することはできません。必ず一人のメンバーにつき、１つのログイン名を設定してください。すべてのメンバー情報を設定後、登録内容（ログイン名やパスワード等）を各メンバーへ通知してください。ログイン名、パスワードで利用できる文字と文字数半角英数字、-(ハイフン)、 _ （アンダーバー）のみとなります。他の記号などは利用できません。ログイン名の文字数： 1文字以上20文字以内パスワードの文字数： 6文字以上20文字以内【ご注意！】メンバーパスワードのセキュリティレベルは、「セキュリティの設定」で決定しておいてください。また、セキュリティを保つため定期的に変更することをお薦めします。
メモ	メンバーに関するメモが必要な場合は、ここへ入力します。 ※半角1024文字、全角512文字まで入力できます。

＜メンバーの一覧表示＞

をクリックするとメンバーの表示順を並べ替える事ができます。

メンバーの名前をクリックすると、そのメンバーの登録内容を確認することができます。
登録内容の変更やメンバーの削除はそこから行います。

	名前	メール1	メール2	連絡先1	連絡先2	ログイン	基本グループ
	山田太郎	yamadataro@hotbiz.jp				YAMADA	総務
	田中花子	hanako@hotbiz.jp				HANAKO	技術
	鈴木一郎	suzuki@hotbiz.jp				SUZUKI	営業

＜メンバー情報のインポート/エクスポート＞

▼ CSV形式ファイルをインポート（読み込み）すると、複数のメンバー情報を一括で登録することができます。

インポートするCSV形式ファイルををクリックして指定してください。

CSVファイル

インポートされる項目は以下の書式で、作成してください。

"名前","メール1","メール2","連絡先1","連絡先2","ログイン名","パスワード","基本グループ","所属グループ","所属グループ"

＜記入例＞
"鈴木一郎","1suzuki@****.jp","2suzuki@****.jp","03-0**0-1*2*","090-0***-0**1","suzuki","ichiro","営業部","営業部","総務部"

※メンバーを複数の所属グループにインポートする場合は、上記のように所属グループの後に続けて所属するグループ名を追加します。

　をクリックすると新規メンバーとして追加されます。

【ご注意！】
すでに登録済みのログイン名と重複するログイン名のデータはインポートされません。ご注意ください。

▼ 登録されたメンバー情報をCSV形式ファイルにエクスポート（書き出し）してメンバー情報を保存しておくこともできます。

をクリックすると、すべてのメンバー情報を任意の場所へ保存することができます。
特に指定が無い限りファイル名は「users.csv」で保存されます。
エクスポートされる項目は以下の順に出力されます。

"名前","メール1","メール2","連絡先1","連絡先2","ログイン名","パスワード","基本グループ","所属グループ",・・・

パスワード欄は「******」で出力されます。複数の所属グループに登録のある場合は、全ての所属グループを出力します。

■ 権限の初期値

新規データ追加時の初期の権限

HotBizに新規に追加されたデータに対するアクセス権限を「権限なし」「読込権限」「書込権限」「全権限」のうちの、どれを初期状態とするか設定します。

■ 共有リンクの設定

すべてのメンバーで使用する共通のリンクを設定します。
　をクリックして新規リンクを登録します。
リンクを指定して　　をクリックし、リンク情報を変更します。
リンクを指定して　　をクリックし、不要なリンクを削除します。
　　　　をクリックすると、リンクの表示順を並べ替えることができます。

■ 祝日の設定

＜祝日の登録＞

日付
祝日名

任意の祝日を設定することが可能です。
祝日とする日付を選択し、祝日名を記入して[登録]をクリックします。
登録された内容は予定表、設備予約のカレンダーに反映されます。

＜祝日の削除＞

国民の休日

削除ボタンで指定した祝日を削除します。
削除された結果は予定表、設備予約のカレンダーに反映されます。

【ご注意！】
一括削除の実行を確認するためのアラート（確認メッセージ）の表示はされません。
本当に削除してもよい祝日かよくご確認の上、削除を実行してください。

■ データ使用量の確認

HotBiz 全体の使用量をメンバー別、機能別に一覧表示します。

全体欄の数値は各機能の使用量の値です。
各メンバーの分母はその時点の総使用数の値を表し、分子はメンバー各自の各使用数の値です。
誰が、どの機能をどれくらい利用しているか具体的な数値で確認できます。
不要になったデータの整理の目安としても利用できます。

	予定表	伝言所在	会議室	連絡先
<営業>	20/50(40%)	-	-	80/100(80%)
<総務>	10/50(20%)	-	-	10/100(10%)
<技術>	20/50(40%)	-	-	10/100(10%)
山田太郎	20/50 (40%)	3/7 (43%)	8/20 (40%)	5/16 (31%)
田中花子	20/50 (40%)	2/7 (29%)	6/20 (30%)	5/16 (31%)
鈴木一郎	10/50 (20%)	2/7 (29%)	6/20 (30%)	6/16 (38%)

注意
データ使用量の最大値はご契約サービスのWebディスク容量により変わります。
Webディスク容量の確認はWebコントロールパネルの「ディスクエリアの確認」から行ってください。

■セキュリティの設定

■パスワードレベルの設定

セキュリティ
高		英字と数字を必ず組み合わせる英字の大文字と小文字を区別する
中-高		英字と数字を必ず組み合わせる英字の大文字と小文字を区別しない
中		英字と数字を組み合わせなくてよい英字の大文字と小文字を区別する
低		英字と数字を組み合わせなくてよい英字の大文字と小文字を区別しない

パスワードレベルを設定することにより、より高いセキュリティを確保することができます。
セキュリティレベルが高いほどセキュリティは確保されます。
セキュリティレベルの「低」を設定した場合、セキュリティ面でレベルは低くなりますが携帯端末からのアクセスを簡略化することができます。
セキュリティレベルを「低」に設定した場合でも、英字と数字を組み合わせたパスワードは使用することができます。

この変更は管理者パスワードには適用されません。管理者パスワードは必ず英数字を組み合わせたものとなります。

パスワード組み合わせ設定例
高	ABCdef123	（大文字と小文字と数字）
中-高	ABCDEF123	（大文字と数字)
中-高	abcdef123	（小文字と数字)
中	ABCdefg	（大文字と小文字）
中	123456	（数字）
低	ABCDEFG	（大文字）
	abcdefg	（小文字）
	123456	（数字）

■接続の設定
通信データ暗号化（ＳＳＬ）でのみHotBizを利用できるようにします。有効にすると「 https:// 」でしかアクセスできなくなります。
携帯電話の場合もSSLに対応していない携帯電話ではご利用できなくなります。

■ パスワードの変更

(管理者)さんのパスワードを入力してください (6文字以上の半角アルファベットと半角数字の組み合わせ)
新しいパスワード
新しいパスワード	（確認用）

「HotBizシステム設定」ページへアクセスする際に必要となる、管理者パスワードの変更を行います。

必ず半角文字（アルファベット、－（ハイフン）、＿（アンダーバー））と半角数字の組み合わせで6～20文字のものを入力してください。
＜例＞ abc1234 , ABC-1234 など...

【ご注意！】
数字のみ、又はアルファベットのみでは設定できません。
必ず半角文字と半角数字の組み合わせで設定し、大文字小文字にもご注意ください。。
また、パスワードはセキュリティを保つため定期的に変更することをお薦めします。

■ データベースの最適化

データベースを最適化し、リフレッシュします。

データを大量に削除した場合や入れ替えた場合などにご利用ください。
ユーザーが使用中に最適化を行った場合、アラートが表示されます。
最適化を行う場合は、あらかじめユーザーに予告をしておいてから行うことをお勧めします。

■ ログアウト

ログアウトすると「ログイン」画面が表示されます。

ブラウザーを終了せずにログアウトすることができます。
ログアウト後に表示されたログイン画面にメンバー用「ユーザー名」と「パスワード」を入力すると、今度はメンバー側HotBizに総合管理者ではなくメンバーとしてログインすることができます。
「ユーザー名とパスワードを保存」をチェックしている場合は、、一番最後に入力したユーザー名とパスワードが表示されます。